Monitorizarea pe teren a Proiectelor Erasmus+

Oficiul Erasmus+ în Moldova (NEO) este mandatat de către Agenția Executivă pentru Educație, Audiovizual și Cultură (EACEA) să monitorizeze proiectele finanțate de Comisia Europeană în cadrul Programelor Erasmus+. Aceasta este una dintre activitățile de bază ale Oficiului. La solicitarea Direcției Generale monitorizarea poate fi efectuată și de către experți străini.

Scopul monitorizării este de a supraveghea progresul și realizările din cadrul proiectelor Erasmus+, de a vedea dacă proiectul progresează conform planului indicat în termenii de referință și produce beneficiile declarate pentru instituțiile locale implicate. Se urmărește, de asemenea, relevanța și impactul implementării proiectului la nivel instituțional și național. Exercițiul de monitorizare este crucial pentru a valida sau modifica activitățile și termenii de proiect. Este o ocazie unică de a înțelege importanța unui proiect într-un domeniu oarecare și de a asculta părerea beneficiarilor despre acesta.

Monitorizarea este un instrument de bază, necesar pentru gestionarea atât a proiectelor care s-ar putea confrunta cu anumite dificultăți, cât și a proiectelor în care se obțin succese vizibile. Prin urmare, monitorizarea trebuie percepută ca o activitate pozitivă și constructivă, care vine în sprijinul proiectului, ajutându-l să realizeze obiectivele declarate. Beneficiile monitorizării se extind dincolo de un anumit proiect, din moment ce pot fi învățate anumite lecții, iar bunele practici pot fi transmise și altora.

Monitorizarea unui proiect poate fi atât de birou, cât și de teren. Monitorizarea poate avea funcție:

  • preventivă (sunt oferite informații cu privire la reguli și proceduri – revizuite obiectivele, prioritățile, metodologia și activitățile planificate)
  • consultativă (sunt oferite recomandări privind conținutul proiectului și aspectele lui financiare)
  • de control (sunt verificate și evaluate rezultatele).

În urma monitorizării, Oficiul Național Erasmus+ prezintă un raport Agenției și propune recomandări. Rapoartele de monitorizare ale NEO facilitează monitorizarea de birou, realizată de către personalul EACEA. Totuși, personalul EACEA poate realiza vizite de monitorizare în teren la anumite proiecte, selectate special sau la proiecte programate din timp. În acest caz NEO va participa activ la acest exercițiu. Atât Delegația UE, cât și Ministerul Educației pot fi invitați la sesiunea de monitorizare a proiectelor Erasmus+, iar implicarea acestora este încurajată.

Sesiunea de monitorizare a unui proiect Erasmus+ se realizează în cadrul instituției coordonatoare. Ea durează 4-6 ore și presupune participarea tuturor părților implicate în proiect. Fiecare instituție participantă elaborează un raport/prezentare cu privire la rezultatele obținute în proiect.

În decurs de 2 săptămâni de la data monitorizării NEO prezintă un raport privind starea lucrurilor în proiect (raport de monitorizare) către EACEA.